Chương 1: Khám Phá Những Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Năng Lực Làm Việc (Và Cả Một Ngày Của Bạn)

1.1. Chúng ta đang bắt đầu ngày làm việc như thế nào

Hãy thử dừng lại một chút và nghĩ về hai giờ đầu tiên trong một ngày làm việc điển hình của bạn. Bạn thức dậy ra sao, làm gì đầu tiên, và trạng thái của bạn khi ngồi xuống bắt đầu công việc là như thế nào?

Với phần lớn chúng ta, câu trả lời khá giống nhau. Vừa mở mắt đã vội vàng. Chuông báo thức reo, ta lao vào phòng tắm, nghĩ nhanh xem hôm nay mặc gì, rồi cuống cuồng vì sợ trễ giờ. Một giờ sau trôi qua trong hỗn độn của kẹt xe, đưa con đi học, tìm chỗ đậu xe. Đến khi có thể ngồi yên một chỗ, điều đầu tiên ta làm không phải là suy nghĩ về công việc quan trọng nhất của ngày, mà là mở máy tính.

Và rồi hộp thư đến hiện ra.

Hàng chục, thậm chí hàng trăm email mới. Thông báo họp. Tin nhắn nội bộ. Yêu cầu “gấp”. Trong vòng vài chục phút, ta xóa bớt thư quảng cáo, từ chối một số cuộc họp, trả lời vội vài email, rồi nhận ra đầu óc đã bắt đầu mệt. Mới hơn tám giờ sáng, nhưng cảm giác như năng lượng đã cạn đáng kể.

Điều đáng nói là chúng ta coi trạng thái đó như bình thường. Ai cũng vậy mà. Công việc là thế. Nhưng chính cách bắt đầu ngày làm việc này đang âm thầm quyết định chất lượng của toàn bộ phần còn lại trong ngày.

Khi mở email ngay lập tức, bạn đang cho phép công việc của người khác quyết định thứ tự ưu tiên trong ngày của mình. Bạn bước vào ngày mới ở thế bị động, phản ứng với yêu cầu bên ngoài, thay vì chủ động chọn việc nào xứng đáng với sự tỉnh táo và tập trung cao nhất của bạn.

Vấn đề không nằm ở email. Email là công cụ cần thiết trong công việc hiện đại. Vấn đề nằm ở thời điểm. Khi bạn dành những phút tỉnh táo đầu tiên cho việc đọc, phân loại và phản hồi yêu cầu của người khác, bạn đang dùng khoảng thời gian giá trị nhất của mình cho những việc ít tạo ra giá trị nhất.

Dù bạn có ý thức hay không, mỗi email bạn đọc đều để lại dư chấn trong đầu. Một việc cần nhớ. Một câu hỏi chưa có câu trả lời. Một yêu cầu khiến bạn phải suy nghĩ. Những mảnh vụn đó tích tụ lại, làm nhiễu sự tập trung của bạn trong suốt phần còn lại của ngày. Bạn tưởng rằng mình chỉ “xem qua cho xong”, nhưng thực chất, bạn đã trao quyền kiểm soát năng lượng tinh thần của mình cho hộp thư đến.

Chúng ta thường tin rằng mình bắt đầu ngày làm việc khi đến văn phòng hoặc mở máy tính. Thực ra, ngày làm việc đã bắt đầu từ khoảnh khắc bạn tỉnh dậy. Trạng thái cơ thể, tâm trí và cách bạn sử dụng những phút đầu tiên đó đều ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của cả ngày.

Nhiều người rơi vào một vòng lặp quen thuộc: thức dậy đã mệt, vội vàng cho kịp giờ, làm việc trong trạng thái phản ứng suốt buổi sáng, cố gắng gượng qua buổi chiều, rồi làm việc thêm vào buổi tối để bù lại. Ngày hôm sau, vòng lặp lặp lại. Ta gọi đó là bận rộn. Nhưng bận rộn không đồng nghĩa với hiệu quả.

Khi cảm thấy không kiểm soát được công việc, phản xạ quen thuộc của chúng ta là tìm đến các khóa học quản lý thời gian, các phương pháp lập danh sách việc cần làm, các hệ thống ưu tiên. Nhưng hầu hết những cách tiếp cận đó đều tập trung vào “làm việc gì”, trong khi bỏ qua một yếu tố quan trọng hơn nhiều: “làm việc đó khi nào”.

Nếu mọi việc trong danh sách đều gấp và đều quan trọng, thì việc sắp xếp thứ tự không còn giúp ích nhiều. Điều thực sự tạo ra khác biệt là thời điểm bạn làm từng việc, và trạng thái tinh thần của bạn tại thời điểm đó.

Hai giờ đầu tiên của ngày làm việc có sức ảnh hưởng lớn hơn chúng ta tưởng. Đây là lúc não bộ thường tỉnh táo, minh mẫn và có khả năng tập trung sâu nhất. Thế nhưng, chúng ta lại thường tiêu hao khoảng thời gian này cho những việc rời rạc, vụn vặt, và mang tính phản ứng cao.

Ngoài email, còn vô số “thói quen buổi sáng” khác làm phân tán năng lượng: dọn dẹp bàn làm việc, trả lời những câu hỏi phát sinh, trò chuyện lan man, hoặc xử lý những việc tưởng chừng khẩn cấp nhưng thực ra có thể để sau. Những việc này không xấu. Chúng chỉ đơn giản là không phù hợp với thời điểm.

Câu hỏi quan trọng không phải là “những việc đó có cần làm hay không”, mà là “chúng có xứng đáng với thời điểm đầu ngày hay không”.

Khi bắt đầu ngày làm việc bằng phản ứng, bạn đang thiết lập một quán tính cho cả ngày: bị kéo đi theo nhu cầu của người khác, giải quyết sự vụ trước mắt, và hiếm khi có đủ không gian tinh thần cho những việc đòi hỏi suy nghĩ sâu, ra quyết định quan trọng hay sáng tạo.

Chương này không nhằm khiến bạn cảm thấy tội lỗi vì cách mình đang làm việc. Phần lớn chúng ta đều như vậy. Nhưng nếu muốn thay đổi chất lượng công việc và cảm giác kiểm soát trong ngày, chúng ta cần nhìn thẳng vào sự thật: cách bạn bắt đầu ngày làm việc đang quyết định rất nhiều thứ, dù bạn có nhận ra hay không.

Và nếu hai giờ đầu tiên có thể kéo cả ngày đi xuống, thì chúng cũng có thể kéo cả ngày đi lên. Điều đó bắt đầu từ việc nhận thức rõ ràng hơn về những gì ta đang làm mỗi sáng — và dám đặt câu hỏi: liệu đây có phải là cách tốt nhất để sử dụng khoảng thời gian quý giá nhất của mình hay không.

Ở những phần tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu hơn vào lý do khoa học và tâm lý đằng sau điều này. Nhưng trước hết, chỉ cần ghi nhận một điều: ngày làm việc của bạn không bắt đầu bằng email. Nó bắt đầu bằng cách bạn lựa chọn sử dụng năng lượng của mình ngay từ đầu.