3.4. Loại bỏ “công việc giả” và ảo giác tiến bộ

Có những ngày bạn kết thúc công việc với cảm giác rất bận. Hộp thư đến đã vơi đi. Một loạt việc nhỏ được gạch khỏi danh sách. Bàn làm việc gọn gàng hơn. Lịch kín đặc. Nhìn bề ngoài, mọi thứ có vẻ như đang tiến triển tốt.

Nhưng sâu bên trong, vẫn có một cảm giác lấn cấn: những việc thực sự quan trọng thì chưa hề nhúc nhích.

Đó là lúc bạn đang mắc kẹt trong “công việc giả”.

Công việc giả không phải là những việc vô nghĩa. Chúng thường cần làm, đôi khi thậm chí là bắt buộc. Nhưng chúng không tạo ra giá trị cốt lõi. Chúng không đưa bạn tiến gần hơn đến mục tiêu quan trọng, không giải quyết vấn đề then chốt, không tạo ra sự khác biệt rõ ràng. Điều duy nhất chúng làm rất tốt là tạo cảm giác rằng bạn đang làm việc.

Trả lời email, sắp xếp tài liệu, dọn dẹp hệ thống, cập nhật bảng theo dõi, tham dự những cuộc họp mà bạn không thực sự cần có mặt — tất cả đều có thể trở thành công việc giả nếu chúng chiếm phần lớn thời gian và năng lượng của bạn.

Vấn đề không nằm ở bản thân những việc đó, mà ở chỗ chúng quá dễ làm và quá dễ hoàn thành. Mỗi lần bạn xử lý xong một việc nhỏ, não bộ được thưởng bằng cảm giác hoàn tất. Dopamine được giải phóng. Bạn thấy dễ chịu. Bạn thấy mình đang tiến lên.

Đó chính là ảo giác tiến bộ.

Ảo giác này rất thuyết phục. Nó khiến bạn tin rằng mình đang làm việc hiệu quả, trong khi thực chất bạn chỉ đang di chuyển rất nhanh… nhưng không đi xa. Bạn bận rộn cả ngày, nhưng đến cuối ngày, điều quan trọng nhất vẫn còn nguyên ở đó, chờ được xử lý.

Công việc thực sự — những việc tạo ra tác động lớn — thường không mang lại cảm giác dễ chịu ngay lập tức. Chúng đòi hỏi suy nghĩ sâu, tập trung lâu, và đôi khi là cảm giác khó chịu khi phải đối diện với sự phức tạp hoặc không chắc chắn. Chính vì vậy, não bộ có xu hướng né tránh chúng và tìm đến những việc quen thuộc, dễ hoàn thành hơn.

Nếu bạn không chủ động thiết kế ngày làm việc, công việc giả sẽ tự động lấp đầy mọi khoảng trống. Chúng luôn có sẵn. Chúng luôn “có lý do chính đáng”. Và chúng luôn khiến bạn cảm thấy mình không được phép dừng lại để làm việc khác.

Dần dần, bạn trở nên rất giỏi trong việc xử lý công việc giả. Bạn phản hồi nhanh. Bạn linh hoạt. Bạn luôn có mặt. Nhưng cùng lúc đó, những việc quan trọng nhất — những việc thực sự cần đến khả năng tư duy, quyết định và sáng tạo của bạn — lại bị đẩy lùi ngày này qua ngày khác.

Điều đáng lo là khi ảo giác tiến bộ kéo dài, bạn bắt đầu đồng nhất bận rộn với giá trị. Bạn thấy khó chịu khi không làm gì “nhìn thấy được”. Bạn thấy tội lỗi khi dành thời gian suy nghĩ, lên kế hoạch, hoặc làm việc sâu trong im lặng. Trong khi đó, chính những khoảng thời gian ít ồn ào ấy mới là nơi công việc thực sự diễn ra.

Loại bỏ công việc giả không có nghĩa là xóa bỏ hết những việc nhỏ. Nó có nghĩa là đặt chúng vào đúng vị trí. Những việc này nên được xử lý khi năng lượng thấp hơn, khi bạn không cần dùng đến toàn bộ sự sắc bén của mình. Chúng không nên chiếm lấy những giờ tốt nhất trong ngày.

Khi bạn bắt đầu phân biệt rõ giữa cảm giác tiến bộ và giá trị thực, cách bạn nhìn công việc sẽ thay đổi. Bạn không còn đo một ngày làm việc bằng số việc đã làm xong, mà bằng việc những việc quan trọng nhất có được tiến thêm một bước hay không.

Thiết kế một ngày làm việc tốt là học cách chịu đựng cảm giác “chưa xong” của công việc giả, để dành chỗ cho công việc thật. Ban đầu, điều đó có thể khiến bạn thấy khó chịu. Nhưng về lâu dài, đó là cách duy nhất để thoát khỏi vòng xoáy bận rộn và bắt đầu tạo ra kết quả có ý nghĩa.

Ở phần tiếp theo, chúng ta sẽ kết nối tất cả những điều này lại với nhau, để thấy rõ điều cốt lõi: một ngày làm việc hiệu quả không phải là một ngày bị điều khiển bởi lịch và yêu cầu, mà là một ngày được thiết kế có chủ đích.