3.5. Tư duy thiết kế ngày làm việc thay vì để ngày làm việc điều khiển bạn

Phần lớn chúng ta không thực sự thiết kế ngày làm việc của mình. Chúng ta bước vào ngày với một lịch đã kín sẵn, một hộp thư chờ được xử lý, và một loạt yêu cầu đến từ nhiều phía. Ngày làm việc diễn ra như một chuỗi phản ứng liên tục, và đến khi kết thúc, ta có cảm giác mình đã rất bận — nhưng không hẳn là đã làm chủ được điều gì.

Khi ngày làm việc điều khiển bạn, bạn sống trong trạng thái đáp ứng. Việc nào xuất hiện trước thì xử lý trước. Ai lên tiếng to hơn thì được ưu tiên hơn. Những khoảng trống trong lịch nhanh chóng bị lấp đầy, không phải bằng những việc quan trọng nhất, mà bằng những việc đến đúng lúc đó.

Tư duy thiết kế ngày làm việc bắt đầu từ việc đảo ngược cách tiếp cận này.

Thay vì hỏi “hôm nay có những cuộc họp nào?”, bạn hỏi “hôm nay tôi cần tạo ra điều gì?”. Thay vì để lịch quyết định cách bạn sử dụng năng lượng, bạn chủ động phân bổ năng lượng cho những việc xứng đáng nhất. Ngày làm việc không còn là thứ xảy ra với bạn, mà là thứ bạn chủ động sắp xếp.

Thiết kế không có nghĩa là kiểm soát mọi thứ một cách cứng nhắc. Nó có nghĩa là có một ý định rõ ràng. Bạn biết đâu là những khung giờ tốt nhất của mình. Bạn biết đâu là những việc cần được đặt vào những khung giờ đó. Và bạn chấp nhận rằng không phải mọi thứ đều có thể — hoặc nên — được làm trong cùng một ngày.

Khi bạn thiết kế ngày làm việc, bạn bắt đầu nhìn lịch như một công cụ, chứ không phải một ông chủ. Mỗi khoảng thời gian trong lịch đều có mục đích. Nếu một việc không xứng đáng chiếm một khung giờ chất lượng cao, nó sẽ được đẩy sang thời điểm khác, hoặc được rút gọn, hoặc thậm chí bị loại bỏ.

Điều này đòi hỏi bạn phải từ bỏ một số thói quen quen thuộc. Bạn có thể sẽ phản hồi chậm hơn một chút. Bạn có thể sẽ không tham gia tất cả các cuộc họp. Bạn có thể sẽ nói “để sau” nhiều hơn. Nhưng đổi lại, bạn sẽ có những khoảng thời gian thực sự tập trung, nơi công việc quan trọng được tiến hành một cách trọn vẹn.

Thiết kế ngày làm việc cũng có nghĩa là chấp nhận giới hạn. Bạn không thể làm mọi việc với chất lượng cao suốt cả ngày. Khi bạn ngừng kỳ vọng điều đó, bạn sẽ thôi tự trách mình vì những lúc mệt mỏi. Thay vào đó, bạn sắp xếp những việc phù hợp với từng trạng thái năng lượng, và cho phép bản thân chuyển nhịp một cách tự nhiên.

Một ngày làm việc được thiết kế tốt không nhất thiết phải hoàn hảo. Nó không loại bỏ hết gián đoạn, không xóa sạch mọi áp lực. Nhưng nó tạo ra một trục chính rõ ràng. Bạn biết đâu là trọng tâm. Bạn biết điều gì thực sự cần được hoàn thành. Và khi ngày kết thúc, bạn có cảm giác mình đã sử dụng thời gian một cách có chủ đích, chứ không chỉ đơn thuần là sống sót qua nó.

Đây là bước chuyển quan trọng từ quản lý thời gian sang quản lý năng lượng và sự chú ý. Khi bạn không còn để ngày làm việc điều khiển mình, bạn lấy lại quyền lựa chọn. Và chính từ quyền lựa chọn đó, năng suất bền vững mới bắt đầu hình thành.

Chương này khép lại ở đây. Từ nền tảng này, chúng ta đã sẵn sàng bước sang phần tiếp theo của cuốn sách — nơi mọi nguyên tắc được đưa vào thực hành cụ thể, bắt đầu từ hai giờ đầu tiên của ngày làm việc.